冒頭に一言。私は会議が嫌いです。でも数多くの会議に参加してます。
「会議が多すぎて自分の仕事がすすまない」、「会議の準備をするために工数がかかりすぎる」など、会議の悩みは尽きませんね。
「会議は踊る。されど進まず」とは会議で議論しても結局何も決まらないことを指す表現ですが、２時間会議しても何も決まらず「この時間は一体何だったのか？私の時間返して！」と心の中で叫ぶこともあるでしょう。
必要な会議のみを最小限の人数で開催し、迅速に意思決定することが理想ですが、実際にはその逆の会議ばかりです。
この記事では、会議が嫌いな私が、会議を減らすために日々行っていることについて書いています。
「会議ばかりで仕事ができない」と悩むあなたの悩みを解決できるといいなと思います。
目次
- 1 会議ばかりで仕事ができない！もっと生産的な働き方をしたいぞ！と思ったときに試してほしい対策
会議ばかりで仕事ができない！もっと生産的な働き方をしたいぞ！と思ったときに試してほしい対策
私と会議
冒頭に「会議が嫌い！」と書きましたが、私は立場上、会議に呼ばれることが多いです。
どのくらい多いかというと、多い日は9時から18時まで会議が続くこともあります。会議→会議→会議…といった具合です。
あなたの仕事は？って聞かれて「会議に出ることですキリッ(｀･ω･´)」って答えないけど、答えたいって思ったことは何度もあります。
ディスカッションという名のアジェンダすらない会議に呼ばれて、何を議論するの？と悩むことも日常です。
そもそも会議の定義ってなんなのよ？
ちなみに、Wikipediaによれば会議の定義は「特定の議題に関して意見交換・審議し、合意・施策などの意思決定をすること」だそうです。
つまるところ、解決すべき問題があって、それをネタにみんなでワイワイ会話しながら解決策を見つけてくわけです。
でも、目的のある会議はまだ良いのですが、解決すべき課題がない「情報共有会」や「定例会議」などの会議もあります。
さらに、そのような会議に限って参加人数が多く、話す機会が減ります。その結果、内職しながら会議に参加する人が増え、「問題解決」から遠ざかってしまいます。
そんな時私は思うのです。「私の時間を返して！」って。
発言機会が無い、「無駄な会議」が生まれる理由
会議のために事務局は張り切って参加者を集めます。（担当者の人事評価につながるから仕方ないですが、、、）
でも、参加者が増えると、一人ひとりの発言機会は減っていきます。
私は会社で、50人ほどが参加する週次定例会に参加することがあれば、発言する機会はほとんどありません。
少し言い過ぎかもしれませんが、私はそのような会議を「無駄な会議」と呼んでます。
無駄な会議がどうして生まれるのか？誕生の過程を整理すると、多分このような感じです。
- 最初は解決したい問題があって会議をしてた（入口）
- その問題は解決されたが必要性はよくわからないが、今までずっと継続開催してきたのでとりあえず定例報告会をやっておこう
- あとで「聞いてない」と言われると困るのでとりあえず関係ありそうな人を呼んでおこう
- 向こうの部署は偉い人が参加するので、こっちの部署も釣り合う役職の人を参加させておこう
多分、こんな感じです。人事異動があって元々の担当者がいなくなっても、ムダな会議は脈々と文化として受け継がれていきます。
でも、発言しない人が会議にいると会議がしらけるし、発言しない人からしても時間が浪費されるし眠いしでみんな不幸です。
私の経験では会議参加者が増えても議論に参加する人数は増えません。発言する人はどの会議でも数名です。
残りの人たちは、多分間違いなく寝てしまいそうな誘惑と闘いながら「今日はどこに飲みに行こうかなぁ。」って考えてます。
放っておくと会議はどんどん増えて、会議ばかりで仕事が進まない状態になる
繰り返しになりますが、必要な会議のみを最小限の人数で開催しスピーディな意思決定をすることが会議のあるべき姿です。
一方で、現実には、会議本体から派生した「会議をするための準備会議」がどんどん増えていきます。
具体的には以下のような感じです。
- 会議のための事前説明会議
- 分科会議
- 進捗共有会議
また、会議が増えると必然的に業務時間中に参加者のスケジュールを合わせることが難しくなってきます。
そうなると何が起こるか？
- 昼休みの時間帯しか都合が合わなかったのでランチミーティングを設定しました
- みんなの頭がフレッシュな始業時間前に会議を設定しました
- 日中はみんなの都合がつかないので定時後に会議を設定しました
- 週末に集中合宿を設定しました
、、、と、事務局は業務時間外に会議を設定し始めます。私は実際にそうなりました。
「皆さんの空き時間が合わないので、大変申し訳ないですが、、、」と形式上一言添えて参加依頼がきますが、それ絶対申し訳ないって思ってないでしょ？
また、会議が増えると作業時間が減り、結果として仕事が進まなくなります。
何も決まらない会議は経費の無駄遣いと同じだし、仕事してる気になってるだけ。
それでも会議を通じて課題が解決できれば、その会議は開催してよかったという評価になるでしょう。
しかしながら「議論は白熱するけど結局何が決まったかわからない会議」、いわゆる「会議は踊る、されど進まず」状態の会議が数多く存在します。
スポーツであれば、「いい汗かいたね！」でいいですが、会議では参加者の給料、会議室使用料、交通費などの経費が無駄になります。
はっきり言って、会社に大損害を与えてるわけですが、直接自分のお財布からお金が出ていくわけじゃないので、誰も文句を言いません。
でも、無駄な会議に呼ばれる側にも問題はあるんだぜ？
ここまで読んだあなたは、「会議を主催するやつけしからん、やめちまえ」って思うでしょう。
でも、呼ばれる側にも問題はあるんですよ。
会議開催通知をもらったら、何も疑いを持たずにノコノコと参加してませんか？
社交辞令的なものであれ、上座に座らされて「一言ください」って、挨拶やスピーチ頼まれたら、しょうがないなぁって少し嬉しくなったりしてませんか？
呼ばれた会議に従順に参加すること自体が無駄な会議を増やす一つの要因だと思います。
無駄な会議をサボる勇気を持とう
いよいよ本題です。ここまで無駄な会議についていろいろと記載しましたが、会議が増えた結果私は以下のような状態になりました。
- 一日中会議に参加しているのであっという間に業務時間がすぎていく
- 会議には参加しているが、作業のための手を動かしていないのでアウトプットはない
- 振り返ってみたときに、結局のところ今日一日何をしたのかよくわからない
会議に出るだけで給料もらえるならいいじゃない？という意見もあるでしょう。身近な人から言われたこともあります。
しかし、私は一方的に人の話を聞かされ続けることが苦手ですし、会議に出るだけでお給料をもらえるという生産性のない働き方も嫌です。
そこで、発言を求められない「無駄な会議」には参加しないことにしました。
発言しない会議には参加しない
私が参加しないと決めたのは、以下のような会議です。
- ファシリテーターが一方的に報告をしている会議
- ３回連続で発言の機会がなかった会議
- 部下や同僚に参加を任せられる会議
私がいてもいなくても結果は変わりませんし、場がしらけるのでいるだけで悪影響です。
また、無駄な会議が増えないような対策もしました。
会議が増えないようにするための対策
対策１：個人ワークも共有スケジュール表に登録しておく
会議を設定したい人は関係者のスケジュールが空いているところを狙ってきます。
そのため対策として個人作業の枠をスケジュール表に登録することで、あたかも予定があるように見せます。
対策２：同じ部署で複数人が出ないように調整する
実務担当者だけでなく、上司、さらに上司とか同じ部署の関係者が同じ会議に呼ばれるケースがあります。
部署で代表して一人のみ参加し、後日情報共有する調整ができれば参加する会議の量を減らせます。
対策３：周囲に常日頃から「会議が多すぎて困っている、会議をやらないでも仕事が進むことが理想！」と伝えておく
あまり効果はないかもしれませんが、多少は気を使ってもらって会議参加を求められるケースが減るかもしれません。
また普段から「会議を。。。」というワードが出た瞬間に、「メール、Teams、Slackなどでのやり取りで！」と切り返す訓練も有効です。
無駄な会議に参加しなくなった結果
気が小さい性格なので、会議参加を辞退することに対して、主催者に失礼では？と考えました。
でも、そもそも勝手にスケジュール登録された会議なのだからと、こっそりとフェードアウトしました。
無駄な会議に参加しなくなった結果です。
無駄な会議に参加しなくなったことによるメリット
- 会議に出ない分、その時間を集中して作業へ活用できるので残業を増やさず作業時間が確保できるようになった。
- 会議に時間を取られ必要な作業ができないことへの焦りがあったのですが軽減でき、ポジティブになった
無駄な会議に参加しなくなったことによるデメリット
- 特にありません。しいて言えば「会議に出ることで感じていた非言語的なニュアンスが得られにくくなった」という事でしょうか。ただ、議論過程や結果は議事録などで展開されるので大して問題ではないです。
その他の無駄な会議に出なくなったことによる影響
事前にいろいろ会議に出なくなることによるデメリットを想定したのですがすべて杞憂に終わりました。Q&A形式で紹介します。
- 会議に出なくなった結果、必要な情報が入手できなくなるのでは？
→ 大丈夫です。議事録や資料共有で情報は十分にキャッチアップできます。 - 会議主催者から文句を言われるのでは？
→ 大丈夫です。そもそも会議中に発言してないので、会議を欠席しても多分気づかないでしょう。もしクレームが入ったらその時に考えればいい話です。 - 上司から「サボってる」とみられないか？
→ 事前の根回しは必要ですが、そもそも会社組織において会議の数は役職が高い人ほど増える傾向にあるので、おそらく上司はあなたと同じか、それ以上に会議に対してうんざりしているでしょう。
まとめ：発言機会が無い無駄な会議は欠席することをお勧めしたい
発言機会がない、この記事でいうところの「無駄な会議」を欠席することで、私は残業を増やすことなく作業時間を確保することができるようになりました。
会議が多くて作業の時間がとれないとお嘆きの方は、誘われた会議に出ることを当たり前と思わずに会議に出ないことも選択肢に入れてみてはいかがでしょうか。
もちろん中には必要な会議もありますが、少なくとも出席しているだけの会議であればほとんど業務への悪影響はないのではないでしょうか。