私は会議が苦手、というより嫌いです。仕事自体は嫌いではありませんが、会議が多すぎて自分の仕事が進まず、イライラします。
この記事では、そんな状況を打破するために私が実践している具体的な方法を紹介します。同じような悩みを抱えている方々の助けになれば幸いです。
私がダメな会社ほど会議が多いと考える理由とは
私がどの程度の時間を会議に費やしているか
冒頭に「会議が嫌い！」と書きましたが、会社の中では会議に呼ばれることが多い身分です。
どのくらい多いかというと、多い日は9時から18時まで会議が続くこともあります。会議→会議→会議…といった具合です。
あなたの仕事は？って聞かれて「会議に出ることですキリッ(｀･ω･´)」って答えないけど、答えたいって思ったことは何度もあります。
会議ばかり参加していると起こりうる当然の結末
会議が多くなると、準備会議、事前説明会、分科会、進捗共有会、進め方ディスカッションなど、「会議のための会議」も多くなります。
しかも、アジェンダ作成、議事録作成、根回しといった付随作業も増えます。一体いつ作業をすればいいんでしょう？
結果として、残業、休日出勤など、業務時間を増やし対応せざるを得なくなります。
会議が多い職場の業績への悪影響
会社全体として、会議が増えることには多くのデメリットがあります。
まず、会議による頻繁な業務中断や長時間拘束は生産性を下げます。
つぎに、上司が打ち合わせばかりで部下のマネジメントを怠ったりすると、特に優秀な従業員は無力感を感じ離職率が高まります。
さらに、会議が多い会社は一般的に意思決定のスピードが遅くなり、ビジネスチャンスを失います。
まとめると、会議が多いことは生産性の低下、社員のモチベーション低下、業績悪化の三重苦を引き起こします。
これが、私が「ダメな会社ほど会議が多い」と考える理由です。
会議をしない会社ではなく適度に会議をする会社が良い会社
ただし、私は会議が全く意味がないというつもりはないです。
会議を全くしない会社や職場は、業務遂行に必要な情報伝達が行われないため、やはり３重苦になります。
要するに、適度な数と量の会議が行われることが大事ということです。
会議が多い会社の特徴
ここまでダメな会社ほど会議が多いと書いてきましたが、会議は増える一方です。会議が多い会社にはどのような特徴があるのでしょう？
「会議に出席することが仕事」と考える組織文化や風土の存在
おそらく会議が増える一番の理由は、会議出席が仕事と見なされる組織文化や風土の存在でしょう。
会議に参加することで社内評価が上がり給料が増えるなら、当然会議も増えるでしょう。
こういったゆがんだ評価が会議好きな無能を生み出します。
しかし、会議では見積書を作成することも、工場のラインを動かすこともできません。つまり、直接的な利益を生むわけではないのです。
では、企業利益を生む活動とは何でしょうか？少なくとも会議ではありません。
「情報共有会」を通じて責任追及回避をする組織文化や風土の存在
私が、特に苦手なのが、「情報共有会」「定例会」「月例会」などの情報共有を目的とした会議です。
質問や発言の機会がほとんどないため、出席すると必ず眠くなってしまいます。資料を共有するだけで十分だと思っています。
しかし、これらの会議は組織内での責任追及を回避するための重要な手段でもあります。
問題発生時に、「あの時会議に出席していましたよね？聞いていなかったとは言わせませんよ？」と言えるため、決してなくなることはありません。
オンライン会議の普及で、細かいことまでいちいちミーティングする人が増えた
ZOOMやTeamsなどのオンライン会議ツールは、コロナ以降、一気に一般的になりました。
テレワーク中でも簡単にオンライン会議ができる非常に優れたツールであることは否定しません。
ただし、手軽すぎて以前であれば少し考えて自己解決していたよう細かいテーマまで、いちいちミーティングで解決する人が増えたとも感じます。
やはり、根底は「自分で責任を取りたくない」ということなのでしょうか。
会議が多すぎるのは主催者だけじゃなくて参加者にも原因はある
会議が多すぎるのは呼ばれる側にも問題はあります。会議開催通知をもらったら、何も疑いを持たずに出席してませんか？
例えば会議室で上座に座らされて「冒頭に一言ください」って、挨拶やスピーチ頼まれたら、少し嬉しくなったりしてませんか？
呼ばれた会議に従順に出席することも無駄な会議を増やす一つの要因だと思います。
会議が多すぎる問題の解決策
会議が多すぎる問題の解決策
いよいよ解決編です。多すぎる会議の結果、私は以下の状態になりました。
- 一日中会議に出席しているのであっという間に業務時間がすぎていく
- 会議には出席するが、作業の手を動かしていないのでアウトプットはない
- 振り返ると、今日一日何をしたのかよくわからない
周りの人に愚痴った時に、会議に出席するだけで給料もらえるならいいじゃない？と言われたこともあります。
しかし、私会議に出るだけの生産性のない働き方は正直言って嫌いです。
そういえば、若いころにやったアルバイトで一番きつかったのはマンションのモデルルームを案内する看板を駅前で立ちんぼする仕事でした。
言い方は悪いけど時間を金で売る感覚。
すべての会議がそうとは言わないけど、少なくとも「自分にとって意味がない会議は欠席する」ことを決めました。
発言しない会議、役割がない会議は欠席する
まず最初に出席する会議と積極的に欠席する会議を選別しました。欠席すると決めたのは、以下の会議です。
- 一方的に報告を聞かされる会議（後で資料を読めばいい）
- ３回連続で発言の機会がなかった会議（私には役割がない）
- 部下や同僚に役割を任せられる会議（私じゃなくても大丈夫）
- 出席人数が多すぎる会議（一人ぐらいいなくてもわからない）
- ゴールが明確ではない社内会議（出たところで結論が出ないことが明確）
あまり意地張って「会議を欠席主義の人」とレッテル貼られるのは本意ではないので、例外は臨機応変に対応します。
無駄な会議を減らすための対策
続いて会議自体を減らす対策も同時に打ち出します。
個人ワークも共有スケジュール表に登録しておく。できれば会議風に。
会議主催者はOutlookやGoogleカレンダーなどの共有スケジューラの空きを狙ってきます。
そこで、個人作業もあたかも会議のようにカモフラージュして登録します。
たとえば、情報共有会議（事前準備）のような感じで、一見すると会議？と思わせるところがミソです。
やりすぎるとバレて逆効果なので、ここぞの時に使います。
周囲に常日頃から「会議が多すぎて困っている」と刷り込んでおく
普段から「会議が多すぎて仕事が進まないんよ。」と周囲に刷り込むと、多少は気を使ってもらえる可能性はあります。
また、打ち合わせ開催の流れになりそうな瞬間に、「皆さんの空きスケジュールのAndを取るのが難しいので、まずはテキストベースでやろう！」と瞬時に打ち返す訓練も有効です。
要するに「会議やろうぜ！」の流れを作らせないことが肝要です。
会議の主催者に「私はどういう役割で呼ばれてますか？」と聞く
意外と効果的だったのが、会議主催者に「私はどういう役割で呼ばれてますか？会議後のタスク想定は？」と聞くことです。
「情報共有のために念のため聞いておいてほしい」など、明確なタスクの説明がない場合は「別件があるので後日宿題があれば教えてください！」と伝えて、トンズラして問題ないでしょう。
同じ会議にグループメンバーが複数人が出席しないようにする
実務担当者だけでなく、上司、さらに上司とか同じ部署の関係者が同じ会議に呼ばれるケースがあります。
どう考えても人件費の無駄なので、部署で代表して一人のみ出席し、判断できないことは持ち帰りでいいでしょう。
欠席を伝える場合でも心配りは忘れずにする
いろいろ書きましたが、出席者が少ない会議ほど「会議を欠席しててゴメン」の気持ちはしっかり伝えた方がいいです。
せっかく開催した誕生会。呼んだ友達が欠席したら悲しいですよね。
会議主催者だって悪意で会議を開催してるわけではないです。
「申し訳ないけど」と断りを入れて良好な関係を築いておくと、会議を欠席しても情報共有してくれます。
会議を減らしたら仕事は進むようになったのか？
結論からいうとめちゃくちゃ生産性が上がった
私自身出席する会議を減らしたところ、作業時間が増え生産性が上がりました。
残業も減り、休日にパソコンを開くこともなくなりました。
デメリットは今のところ特に感じてません。あえて言えば、「場の雰囲気」といった非言語的なニュアンスが得られにくくなったぐらいです。
ただ、議論過程や結果は議事録などで展開されるので大して問題ではないです。
まとめ：自分にとって必要ない会議は欠席することをお勧めしたい
会議が多くて作業の時間がとれないとお嘆きのあなた。
その会議はあなたにとって本当に必要か？を考えてみてはどうでしょうか。
なんとなく参加するだけのお付き合い会議であれば勇気をもってさぼることをお勧めしたいです。
仕事時間がめちゃくちゃ充実しますよ！