「会議は踊る、されど進まず」とは、会議において議論は活発に行われても結局何も決まらない状況を表現した有名な表現です。
必要な会議のみを最小限の人数で開催しスピーディな意思決定をすることが会議のあるべき姿です。
しかし実際には、必要性の薄い「定例報告会」が「長い時間」、「関係ありそう」という程度の参加者まで集めて開催されます。
結果として会議ばかり増えてしまい、本来やるべき仕事ができません。
この記事は会議が多すぎて手詰まりだった私が、発言機会がない会議をサボって生産的な働き方を取り戻した話です。
「会議ばかりで仕事ができない」と悩むあなたの悩みを解決できるといいなと思います。
目次
- 1 会議ばかりで仕事ができない！もっと生産的な働き方をしたい！と思ったときに試してほしい対策
会議ばかりで仕事ができない！もっと生産的な働き方をしたい！と思ったときに試してほしい対策
発言機会が無い、「無駄な会議」が生まれる理由
会議とは、「一人では解決できない課題を複数の人が集まって議論しながら解決する場」ですが、実際には発言機会がない会議も存在します。
少し言い過ぎかもしれませんが、私はそのような会議を「無駄な会議」と呼んでます。
無駄な会議は以下のような理由で生まれます。
- 関係があるかどうかよくわからないけど、あとで「聞いてない」と言われると困るのでとりあえず呼んでおこう
- 向こうの部署は偉い人が参加するので、こちら側も釣り合う役職の人を参加させておこう
- 必要性はよくわからないが、今までずっと継続開催してきたのでとりあえず定例報告会をやっておこう
- 「会議を開催することが私の仕事」という会議調整屋さんの存在
発言しない人が会議にいると会議がしらけますし、発言しない人の時間も浪費されるのでみんな不幸になります。
私の経験では会議参加者が増えても議論に参加する人数はさほど増えません。議論に加わる人数はどんなに多くても５～６名です。
議論に加わる人が限られてるのに、たくさんの人を集めるのは無駄だと思います。
放っておくと会議はどんどん増えて、会議ばかりで仕事が進まない状態になる
繰り返しになりますが、必要な会議のみを最小限の人数で開催しスピーディな意思決定をすることが会議のあるべき姿です。
一方で現実的には、会議本体から派生した「会議をするための準備会議」がどんどん増えていきます。
具体的には以下のような感じです。
- 会議のための事前説明会議
- 分科会議
- 進捗共有会議
また、会議が増えると必然的に業務時間中に参加者のスケジュールを合わせることが難しくなってきます。
そうなると何が起こるか？
- 昼休みの時間帯しか都合が合わなかったのでランチミーティングを設定しました
- みんなの頭がフレッシュな始業時間前に会議を設定しました
- 日中はみんなの都合がつかないので定時後に会議を設定しました
- 週末に集中合宿を設定しました
このように、業務時間外まで浸食を始めます。私は実際にそうなりました。
この状態になると、会議自体が意思を持って増殖しているようにも感じられて気味が悪いです。
また、会議ばかり増えて作業をする時間が無くなるので、結果として仕事がすすまない状態になります。
何も決まらない会議は経費の無駄遣いと同じだし、仕事してる気になってるだけ。
それでも会議を通じて課題が解決できれば、その会議は開催してよかったという評価になるでしょう。
しかしながら「議論は白熱するけど結局何が決まったかわからない会議」、いわゆる「会議は踊る、されど進まず」状態の会議が数多く存在します。
スポーツであれば、体を動かせた点を評価して「いい汗かいたね！」となるかもしれません。
一方で、会議の場合は参加者の給料、会議室使用料、交通費などの経費が発生しているわけで、そういったものが無駄になります。
はっきり言って、「会議に参加して仕事をした気になっている。むしろ会社に大損害を与えてる」状況です。
無駄な会議に呼ばれる側にも問題はある
何かをするときに「時間」は絶対的に必須な資源で、ある意味ではお金のようなものです。
財布から1,000円盗んだら犯罪です。一方で繰り返し開催される毎週１時間の定例会議スケジュールを無断で登録されても「そういうものか」と受け入れてしまう人は多いと思います。
「時間泥棒！」と激怒する人を私は見たことがないです。
呼ばれた会議に従順に参加すること自体が無駄な会議を増やす一つの要因だと思います。
大切な時間を守るために私は無駄な会議をサボることを決めました
いよいよ本題です。ここまで無駄な会議についていろいろと記載しましたが、会議が増えた結果私は以下のような状態になりました。
- 一日中会議に参加しているのであっという間に業務時間がすぎていく
- 会議には参加しているが、作業のための手を動かしていないのでアウトプットはない
- 振り返ってみたときに、結局のところ今日一日何をしたのかよくわからない
会議に出るだけで給料もらえるならいいじゃない？という意見もあるでしょう。身近な人から言われたこともあります。
しかし、私は一方的に人の話を聞かされ続けることが苦手ですし、会議に出るだけでお給料をもらえるという生産性のない働き方も嫌です。
そこで、発言を求められない「無駄な会議」には参加しないことにしました。
発言しない会議には参加しない
私が参加しないと決めたのは、以下のような会議です。
- ファシリテーターが一方的に報告をしている会議
- ３回連続で発言の機会がなかった会議
- 部下や同僚に参加を任せられる会議
私がいてもいなくても結果は変わりませんし、場がしらけるのでいるだけで悪影響です。
また、無駄な会議が増えないような対策もしました。
会議が増えないようにするための対策
対策１：個人ワークも共有スケジュール表に登録しておく
会議を設定したい人は関係者のスケジュールが空いているところを狙ってきます。
そのため対策として個人作業の枠をスケジュール表に登録することで、あたかも予定があるように見せます。
対策２：同じ部署で複数人が出ないように調整する
実務担当者だけでなく、上司、さらに上司とか同じ部署の関係者が同じ会議に呼ばれるケースがあります。
部署で代表して一人のみ参加し、後日情報共有する調整ができれば参加する会議の量を減らせます。
対策３：周囲に常日頃から「会議が多すぎて困っている、会議をやらないでも仕事が進むことが理想！」と伝えておく
あまり効果はないかもしれませんが、多少は気を使ってもらって会議参加を求められるケースが減るかもしれません。
また普段から「会議を。。。」というワードが出た瞬間に、「メール、Teams、Slackなどでのやり取りで！」と切り返す訓練も有効です。
無駄な会議に参加しなくなった結果
気が小さい性格なので、会議参加を辞退することに対して、主催者に失礼では？と考えました。
でも、そもそも勝手にスケジュール登録された会議なのだからと、こっそりとフェードアウトしました。
無駄な会議に参加しなくなった結果です。
無駄な会議に参加しなくなったことによるメリット
- 会議に出ない分、その時間を集中して作業へ活用できるので残業を増やさず作業時間が確保できるようになった。
- 会議に時間を取られ必要な作業ができないことへの焦りがあったのですが軽減でき、ポジティブになった
無駄な会議に参加しなくなったことによるデメリット
- 特にありません。しいて言えば「会議に出ることで感じていた非言語的なニュアンスが得られにくくなった」という事でしょうか。ただ、議論過程や結果は議事録などで展開されるので大して問題ではないです。
その他の無駄な会議に出なくなったことによる影響
事前にいろいろ会議に出なくなることによるデメリットを想定したのですがすべて杞憂に終わりました。Q&A形式で紹介します。
- 会議に出なくなった結果、必要な情報が入手できなくなるのでは？
→ 大丈夫です。議事録や資料共有で情報は十分にキャッチアップできます。 - 会議主催者から文句を言われるのでは？
→ 大丈夫です。そもそも会議中に発言してないので、会議を欠席しても多分気づかないでしょう。もしクレームが入ったらその時に考えればいい話です。 - 上司から「サボってる」とみられないか？
→ 事前の根回しは必要ですが、そもそも会社組織において会議の数は役職が高い人ほど増える傾向にあるので、おそらく上司はあなたと同じか、それ以上に会議に対してうんざりしているでしょう。
まとめ：発言機会が無い無駄な会議は欠席することをお勧めしたい
発言機会がない、この記事でいうところの「無駄な会議」を欠席することで、私は残業を増やすことなく作業時間を確保することができるようになりました。
会議が多くて作業の時間がとれないとお嘆きの方は、誘われた会議に出ることを当たり前と思わずに会議に出ないことも選択肢に入れてみてはいかがでしょうか。
もちろん中には必要な会議もありますが、少なくとも出席しているだけの会議であればほとんど業務への悪影響はないのではないでしょうか。